Ph.d.-partner (HK) til ph.d.-administrative opgaver

• Vil du være med til at skabe synlige resultater og gøre en forskel for ph.d.-studerende, vejledere, institutter og bedømmere på ph.d.-området?
• Er du proaktiv, løsningsorienteret og kan bidrage til at styrke opgaveløsningen på tværs af ph.d.- administrationerne?
• Brænder du for at løse konkrete driftsopgaver, og har du samtidig regnskabsteknisk viden samt interesse for økonomi?

Så er du måske vores nye ph.d.-partner på Aarhus Universitets sundhedsvidenskabelige fakultet, Health, i NAT og TECH ph.d.-administration. Stillingen er til besættelse pr. 1. marts 2025 eller snarest muligt. Stillingen er en tidsubegrænset fuldtidsstilling.

Om Ph.d.-administrationen
Enheden er en Shared Services-enhed og løser opgaver for flere fakulteter og centralt for Aarhus Universitet. Ph.d.-administrationen består af tre afdelinger, Health Ph.d.-administration, Natural Sciences og Technical Sciences Ph.d.-administration samt AU Ph.d.- og fondsbetjening. De to administrationer arbejder tæt sammen med fakulteterne og varetager administrative opgaver i forbindelse med bl.a. rekruttering og opslag, indskrivninger, stipendie­tildelinger, HR- og personaleadministration, ph.d.-forløb, bedømmelser, statistik og doktorafhandlinger. AU Ph.d.- og fondsbetjening løser tværgående initiativer på AU og yder rådgivning og ledelses­betjening på tværs.

Vi har et professionelt, godt og uhøjtideligt arbejdsmiljø med engagerede og hjælpsomme kollegaer, som besidder både bred og dyb viden på området.

Enheden består af ca. 40 medarbejdere, herunder en funktionschef og to afdelingsledere. Du vil blive ansat i afdelingen for NAT og TECH ph.d,-administration. Du kan læse mere om ph.d.-skolerne på phd.nat.au.dk og phd.tech.au.dk og om enheden på ph.d.-administrationen.

Dine arbejdsopgaver
De to primære opgaver i rollen omfatter rejse- og bedømmerrelaterede opgaver samt partneropgaver for et eller flere ph.d.-programmer. Ved førstnævnte vil du skulle understøtte vores eksterne eksaminatorer og bedømmere i forbindelse med deres rejser. Her er det en fordel at have god forståelse for regnskab og økonomi. Ved sidstnævnte vil du skulle understøtte programmernes ph.d.-studerende og vejledere administrativt. Derudover kan der blive tilknyttet andre opgaver til stillingen, efterhånden som du kommer ind i opgaverne.

Da enheden er en Shared-Service enhed, søger vi en kollega, som kan samarbejde tværgående, og som kan tage medansvar for at videreudvikle opgaveløsningen på tværs af ph.d.-administrationerne. Det er derfor vigtigt, at du har en veludviklet procesforståelse, er god til at indgå i relationer og kan lide bredde og afveksling i de daglige opgaver. Der er et tæt samspil med dygtige kolleger både i afdelingen og i enheden, og vi gør meget ud af at sparre og vidensdele med hinanden på alle niveauer.

Dine opgaver vil mere konkret bestå af:

• Bedømmerrelaterede opgaver, dvs. honorarudbetaling, rejseafregning og hotelbooking til vores eksterne eksaminatorer og bedømmere
• Administration af de ph.d.-studerendes forløb fra indskrivning til tildeling af ph.d.-grad med særligt ansvar for og betjening af ét eller flere ph.d.-programmer/institutter.
• Vejledning af ph.d.-studerende og fagmiljøer samt bedømmere, ofte via mail
• Bidrage aktivt ind i at styrke opgaveløsning på tværs af ph.d.-administrationerne. I første omgang vedr. rejse- og bedømmerrelaterede opgaver, men på sigt også andre områder.

Du refererer til afdelingsleder for NAT og TECH ph.d.-administration Rikke J. Ljungmann.

Dine kompetencer
Du har erfaring med administration og må meget gerne kunne bringe en regnskabs- og økonomiforståelse med ind i stillingen. Har du erfaring med det offentlige område er det et plus. Du brænder for driftsopgaver, og du evner at samarbejde på tværs af alle niveauer i en kompleks organisation samt yde en sikker service til vores bedømmere.

Som person er du positiv og trives med at yde helhedsorienteret understøttelse af bedømmere, ph.d.-studerende, forskere og øvrige samarbejdspartnere. Du har let ved at opbygge tillidsfulde relationer, men kan også blive stående i modvind. Du byder ind i forhold til opgaver, og du evner at prioritere dine opgaver i forhold til deadlines. Dine administrative kompetencer og organiserende evner gør, at du både kan bevare overblikket og være initiativtagende.

Du er velformuleret i skrift og tale på både dansk og engelsk. Sidstnævnte fordi vi har mange internationale bedømmere samt ph.d.-studerende og vejledere. Du har desuden en nysgerrig tilgang til at bruge it-systemer med løbende fokus på optimering af arbejdsgange.

Du arbejder selvstændigt, struktureret og målrettet. Du er professionel og konstruktiv i opgaveløsningen, er imødekommende og bidrager til et godt arbejdsmiljø.

Vi tilbyder
Du bliver en del af et professionelt, godt og uhøjtideligt arbejdsmiljø med 11 engagerede og hjælpsomme kolleger. Sammen har vi et vedvarende fokus på at skabe de bedst mulige rammer for effektiv opgavevaretagelse. Derfor har vi en høj grad af faglig sparring og vidensdeling for at sikre, at vi leverer høj kvalitet i hele opgaveløsningen. Samarbejdet i afdelingen bygger på gensidig tillid og et ønske om at hjælpe hinanden til hele tiden at blive dygtigere. Vi er derfor nysgerrige og lytter til hinanden – og giver gerne plads til humor og et godt grin.

Spørgsmål til stillingen
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingsleder Rikke J. Ljungmann, tlf.: 6020 2605.

Arbejdsstedet er Ny Munkegade 120, bygning 1521, 8000 Aarhus C., Danmark.

Vi forventer at afholde samtaler i uge 2 (1. samtale) og eventuelt uge 3 (2. samtale).

Ansættelsesgrundlag
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet ogHK/Stat.

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning
• Curriculum Vitae
• Angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser)
• Referencer/anbefalinger kan uploades særskilt i e-rekrutteringssystemet

Vi henviser til fakultetets Vejledning for ansøgere.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet
Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

Afdeling: NAT og TECH ph.d.-administration/Nat-Tech PhD Administration

Ansøgningsfrist: 02 January 2025

Placering: Aarhus C Ny Munkegade 120