I sin essens er kaffemødet et uformelt møde, hvor du og en anden frit taler om et forudbestemt emne. Det er ofte let at planlægge med en person, som du allerede kender. Men når det kommer til at kontakte vildt fremmede, er der mange, der holder sig tilbage.
Det er der imidlertid ingen grund til. Overraskende mange vil gerne tale med dig. Også selv om de ikke kender dig. Hemmeligheden er blot at tage kontakt på den rette måde.
Følgende opskrift har fungeret rigtig fint for mig (og mange andre)
- Hvad vil du opnå
- Hvorfor kontakter du lige netop denne person
- Hvad kan du selv bidrage med
- Forslag til tid og sted
Selv kontakter jeg oftest den anden via mail. Hvis du hellere vil bruge telefonen eller andre medier, gør du bare det. Opskriften fungerer fint uanset hvad du vælger.
I jagten på et kaffemøde er der et karaktertræk du skal udvise: Ydmyghed.
Med ydmyghed mener jeg, at du respekterer, at det er dig, der forstyrrer den anden og dig, der beder om en tjeneste. Bliv derfor ikke sur eller fornærmet over en afvisning, begynd aldrig en diskussion, hvis du synes den andens svar til dig er ufuldstændig eller uargumenteret.
Du ved aldrig om du støder den anden igen eller senere får brug for at henvende dig til den anden igen. I den situation gider du ikke at blive husket som klovnen, der krævede en masse og blev sur, da du ikke fik hvad du ville have.
Det burde være indlysende, men jeg har for mange af den slags oplevelser, når folk har kontaktet mig, til ikke at nævne det. Selv måtte jeg en gang afvise en henvendelse fordi jeg havde rygende travlt på både arbejde og i privaten. Til det fik jeg en mail, hvor der blandt andet stod ”Vi behøves kun at mødes i en halv time. Det må du da have tid til”. At denne fremmede syntes hun kunne bestemme over min tid var mildest talt provokerende, og et møde, selv ude i den fjerne fremtid, kommer aldrig på tale.
Sådan er du naturligvis ikke, så nu til opskriften.
Hvad vil du opnå
Første punkt er at gøre det klart overfor den anden, hvorfor du gerne vil have kaffemødet. Skriv kort og kontakt, hvad emnet skal være. For eksempel ”Jeg vil gerne høre mere om jeres projektmodel”.
Når en fremmed læser din mail, leder denne udelukkende efter årsagen til at du skriver. Ligesom når en telefonsælger ringer til dig. Her hører du ikke efter al den indledende snak. Du venter blot på at høre hvad det er for et produkt han/hun sælger, så du kan sige nej.
Undgå at falde i samme fælde. Hvis du gemmer dit formål til sidst, vil den anden blot skimme alt det foregående uden at hæfte sig ved det eller tænke over indholdet. Du risikerer, at læseren stopper halvvejs, og aldrig svarer dig. Så begynd med det vigtigste for modtageren.
En anden vigtig detalje er at være konkret med hvorfor du gerne vil mødes. ”Jeg vil gerne høre mere om jeres projektmodel” er bedre end ”Jeg vil gerne diskutere projektarbejde med dig”
Når du er tydelig om dit mål, har det to fordele. For det første kan den anden straks vurdere om han/hun kan hjælpe. For det andet fjerner det en del af den reservation vi alle har for det ukendte.
Med en analogi til privatlivet er det meget lettere at sige ja til ”Vil du med ind at se den nye Star Wars?” end ”Vil du med i biografen?”. I hvert fald når spørgsmålet kommer fra nogen, der ikke er i vores inderste vennekreds.
Problemet er, at hvis man ikke ved, hvad ’biografen’ dækker over, vil de fleste helt naturligt holde sig tilbage. Hellere sige nej end at risikere at sidde i mørket og se en tjekkisk sort/hvid dukkefilm om parforholdets kriser fortalt på vers. Mennesket værger sig oftest mod det ukendte og hvis du ike er konkret, er rygmarvsreaktionen hos de fleste at sige nej til mødet.
Hvorfor denne person
Det skal være klart for den anden, hvorfor du har udvalgt lige præcis denne person. Vær igen konkret.
Er det personen selv (visdom, erfaringer, livsanskulese), personens job (HR-chef, salgsdirektør, virksomhedsindehaver) eller personens virksomhed (Novo, Mærsk, Apple, Google). Det kan også være selve det, som virksomheden laver, der tænder dig (Ingeniørvirksomhed, spiludviklere, NGO).
Grunden til, at du skal være meget specifik, er, at personen skal kunne vurdere, om han/hun er den rette til at tale med dig. Dels undgår du at du spilder din og anden andens tid, dels giver du den anden mulighed for at sender dig i den rette retning, hvis dit første skud var forkert.
Når du beskriver hvorfor du henvender dig, skal du ikke være bange for at give ros og anerkendelse. Alle kan lide at få at vide at de er noget særligt. Selv (eller nogle gange især) personer i høje stillinger. Flet derfor nogle sætninger ind, som personen kan sole sig i.
For eksempel ”Jeg læste din kronik om marketing, og blev meget inspireret” eller ”Jeg er meget fascineret af den teknologiske førerposition som Google har” eller ”Som HR-chef har du et unikt indblik i hvad der får en virksomhed som jeres til at fungere”. Mulighederne er uendelige. Husk blot at holde det til noget du rent faktisk mener. Ros og anerkendelse er ikke det samme som billig eller falsk smiger. Vær ikke slesk. Et oplagt sted at starte er din hovedmotivation til at kontakte den anden. Oftest kan det bruges som dit grundlag for at give ægte ros og anerkendelse.
Hvad kan du selv bidrage med
Når du forstyrrer en anden person, og gerne vil mødes med denne, skal personen opveje tiden brugt sammen med dig overfor tiden brugt på andre aktiviteter.
Der er folk derude (faktisk flere end man tror) som enten ikke har en presset hverdag eller som bliver så beærede over, at du har brug for deres viden, at de alene af den grund afsætter tid til et møde med dig.
Så heldig er du ikke hver gang, så derfor bør du tænke over, hvad du kan bidrage med. Hvad kan du tage med til mødet, som gør det interessant for den anden? At du tager noget med til mødet, viser at du respekterer den anden og den tid, som personen bruger på dig. Det svarer til, at du tager blomster eller vin med til værten, når du er inviteret til middagsselskab.
Dette oplever jeg at mange har svært ved fordi de tænker ”Hvad kan jeg tilbyde?”. Ofte kontakter man jo en, som ved mere om et emne end en selv, og man kontakter dem for at få noget ud af det for sig selv.
Muligheder for at byde ind med noget selv kan være: Konkurrentinformation, nicheviden om et emne, som den anden ikke kendte, mulighed for at åbne dit eget netværk, forretningsmuligheder eller fordragsopgaver.
Det er svært at give meningsfulde eksempler, da det vil være meget afhængigt af person du vil møde, og din egen situatin, netværk og viden. Blot så du kan få en ide om hvad jeg mener, er her alligevel et par eksempler. ”Da min egen virksomhed pt. er kunder hos jeres konkurrenter, vil jeg meget gerne bidrage med at fortælle om de svagheder og styrker vi oplever med deres produkt” eller ”Hvis du finder det interessant kan jeg på mødet fortælle om de projektmodeller vi bruge hos os selv” eller Jeg kan se at du er meget aktiv inden for energioptimering. Jeg har gode kontakter til forskningsmiljøet på DTU i netop det felt og formidler gerne kontakten”.
Vær kreativ, men vær også ydmyg og realistisk om hvad dit værditilbud er værd for den anden. Alene det, at du har gjort en indsats, sat dig i den andens sted og herudfra fundet på et tilbud, er i de fleste tilfælde nok. Det behøver ikke være stort, fantastisk eller revolutionerende.
Tid og sted
Jeg har mødt en del, som synes det er for anmassende at foreslå tid og sted for et møde, som den anden person ikke engang har accepteret endnu. Personligt har jeg brugt det med held.
Oftest får jeg en direkte bekræftelse på tidspunktet eller også får jeg et konkret forslag til et alternativt tidspunkt. Det sparer både mig og min kontakt for at sende flere mail frem og tilbage. En pointe er her at for hver mail kontaktpersonen får, er der en risiko for at den anden fortryder eller ikke svarer tilbage.
En anden fordel er, at du tvinger personen til at tage stilling til et specifikt tidspunkt i dennes kalender, og du skaber billeder på, hvor mødet kan finde sted. Det giver den anden mulighed for at undersøge om tidspunktet passer (og hvis ikke, kigge efter alternativer) og forestille sig de forskellige mødesteder, og hvad personen tænker om dem. Et eksempel kunne være ”Vi kan for eksempel mødes næste torsdag. Morgen, middag og eftermiddag er alle muligheder for mig. Vi kan enten mødes hos dig i [arbejdspladsens navn], på en café i nærheden eller hvad der nu passer dig”.
Når det kommer til tid og sted, så skal du huske at det er dig, der skal være fleksibel. Ikke den person du kontakter. Det kan godt være, at det passer dig skidt at mødes kl. 7 om morgenen på Hovedbanegårdens 7Eleven eller klokken 21 i klublokalerne hos Virum Badminton, men hvis det er de bedste tider for den anden, så gør hvad du kan for at imødekomme de forslag til mødetid og –sted.
Hvis personen er langt væk rent fysisk, så foreslå et telefonmøde, et Skype-møde eller spørg om personen af en eller anden årsag kommer tæt på dig i løbet af den kommende tid. For eksempel i form af ”hvis dit arbejde bringer dig tæt på København i nærmeste fremtid, kan vi eventuelt mødes i den forbindelse”. Hvis det er en person, som rejser meget, kan du være heldig, at han/hun gerne vil mødes med i forbindelse med en forretningsrejse. En aktivitet som ofte medfører en del spildtid, der skal fordrives. Og det kan jo lige så godt ske sammen med dig. Vær opmærksom på at en samtale over telefon, Skype eller andre digitale medier, skaber en svagere relation end hvis I sidder overfor hinanden. Så hvis relationsopbygningen er vigtig for dig, skal du altid gå efter et fysisk møde.
Følg op
Uanset hvordan personen svarer tilbage, så vær positiv og respektfuld. Det er dig, der forstyrrer, og hvis personen afviser dig, så er der ikke andet at gøre end at svare pænt tilbage, og udtrykke taknemmelighed og forståelse for afvisningen. For eksempel. ”Hej X. Tak for dit svar. Jeg har stor forståelse for [den undskyldning, som du er blevet afvist med]. Vh. Dig”.
Hvis svaret er positivt, så skriv hurtigt tilbage og bekræft aftalen. Hvis modparten ikke har specificeret tid og sted i sit svar, så få det på plads med det samme. Husk at takke for at personen vil bruge tid sammen med dig, når du skriver tilbage.
Uanset om svaret er positivt eller negativt, så vær altid hurtig med dit svar. Jo længere du venter, jo mere signalerer du, at mødet egentlig ikke er så vigtigt for dig.
Hører du ingenting, kan du efter en uge, tage kontakt igen. Husk stadig at være ydmyg, og undlad at skrive/sige noget som helst, som kan antyde, at du er gnaven over at du ikke har fået svar endnu.
Et eksempel
Herunder har jeg indsat et eksempel på en mailhenvendelse jeg selv har brugt, så du kan få en ide om hvordan jeg sætte de forskellige dele sammen. I dette tilfælde skulle jeg bruge viden om hvilke udfordringer og irritationsmomenter HR-chefer har i forbindelse med valg af pensionsselskab til deres ansatte.
Kære X
Har du mulighed for at mødes med mig og dele dine tanker og udfordringer, som du har i rollen som pensionsansvarlig i [virksomhedens navn]?
Som forretningsudvikler er mit job at kende kundernes behov. Derfor har jeg brug for nogle ”critical friends”, som til dagligt sidder med hånden på kogepladen.
Jeg ved godt, at det er lidt direkte at spørge om et møde uden vi foregående har talt sammen eller mødt hinanden, men håber alligevel, at du har lyst til at bidrage til fremtidens produktudvikling med din viden og erfaring.
Til gengæld stiller jeg naturligvis gerne min viden om branchen til rådighed, hvis du skulle have brug for det – for eksempel hvis du har nogle udfordringer, som du ønsker at vende, for at få en second opinion.
Vi kan mødes hos jer, på en cafe nær [virksomhedens navn] eller et tredje sted, der passer dig bedre. Morgen, middag, eftermiddag er helt op til dig. Måske allerede onsdag den 20. december et sted mellem 11 og 14. Ellers er den 11. eller 17. januar helt åbne for mig.
Bedste hilsner
Kristian
Kristian Jensen har i mange år arbejdet som rekrutteringsansvarlig og karriererådgiver. Han har desuden undervist i jobsøgning og hjælper både unge og erfarne videre i deres arbejdsliv. Følg Kristian her:
