Institutsekretær til Institut for Bæredygtighed og Planlægning

Institutsekretær til Institut for Bæredygtighed og Planlægning

Institut for Bæredygtighed og Planlægning på Aalborg Universitet søger en engageret og initiativrig medarbejder til en fuldtidsstilling som institutsekretær. Er du udadvendt, initiativrig, serviceminded og har du lyst til at være med til at sikre en høj kvalitet i supporten på hele instituttet? Har du et øje på hver finger og brænder for at være med til at planlægge aktiviteter og sørge for rammerne omkring dig og os andre? Giver det dig energi at holde orden og styr på stort som småt og tage action, når en kollega har brug for hjælp til en opgave? Så er det muligvis dig vi søger. Stillingen er en fast fuldtidsstilling, ledig til besættelse fra 01.07.2024 eller snarest herefter.

Jobbeskrivelse
Som institutsekretær vil du have en bred berøringsflade med samarbejde på tværs af instituttet. Stillingen indeholder dels ansættelse af studentermedhjælpere, on-boarding af nye medarbejdere, samt en masse spændende supportopgaver med en bred berøringsflade og mange samarbejdspartnere. Institut for Bæredygtighed og Planlægning er en dynamisk arbejdsplads i konstant udvikling, så med de rette kompetencer og blik for optimering og udvikling, har du mulighed for at sætte dit eget præg på stillingen. Dit arbejdssted vil være i Rendsburggade 14, i Aalborg.

• Administration af telefoni på instituttet
• Ansvarlig for ansættelse af studentermedhjælpere, samt overblik over hvilke studentermedhjælpere vi har, sparring omkring arbejdsopgaver og arrangementer
• Ansvarlig for rejsebestillinger og hotelbooking for eksterne
• Ansættelser/fratrædelser ansvarlig for at bestille blomster, oprette/nedlægge telefonnumre, bestille møbler
• Kontaktperson til Campus Service og øvrige serviceaftaler som f.eks. blomsterservice og frugtaftale
• Ansvarlig for indkøb af kontorartikler
• Varemodtagelse og registrering
• Kontaktperson for studentermedhjælpere i køkkenet samt godkendelse af timesedler for studentermedhjælpere
• Planlægning og afvikling af receptioner, jubilæer, seminarer, arrangementer, Ph.D. forsvar herunder invitationer, forplejning, booke lokaler
• Dække ind ved fravær af studentermedhjælpere i køkkenet

VI FORVENTER:

• At du kan holde mange bolde i luften og være omstillingsparat
• Blik for detaljen, ordenssans, lyst til at sørge for at instituttet altid fremstår præsentabelt
• Stort servicegen og en proaktiv tilgang til opgaveløsningen
• Gode kommunikative egenskaber både på dansk og engelsk
• Godt overblik og øje for optimering og udvikling af arbejdsprocesser
• Initiativrig, engageret, selvstændig, opsøgende
• Positiv indstilling, serviceorienteret og gode samarbejdsevner
• Motiveret af en spændende og varieret hverdag med fleksible arbejdsforhold

HVEM ER VI

På Institut for Bæredygtighed og Planlægning bliver du en del af instituttets sekretariat, som består af en bred gruppe af teknisk administrativt personale, som alle arbejder med administrative supportopgaver til understøttelse af vores kerneydelser: uddannelse, forskning og ledelsessupport.

Vi tilstræber et dynamisk arbejdsmiljø med en uformel tone og et højt engagement. Til tider har vi en hektisk og omskiftelig hverdag, men vi sætter altid trivsel og godt samarbejde meget højt. Vi vil sørge for, at du får en god introduktion og oplæring, og du vil have gode muligheder for at præge dit job og bidrage med netop din personlighed og dine erfaringer.

Vores forskning danner grundlag for uddannelsen af fremtidens arbejdsstyrke, og som en del af Aalborg Universitet hviler instituttet på en samfundsengagerende og problemorienteret tilgang, der er med til at sikre, at vi skaber uddannelser rettet mod arbejdsmarkedet og et samfund med stigende fokus på teknologi, digitalisering, bæredygtighed og partnerskaber til en bæredygtig omstilling.

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse Sekretariatsleder Marianne Nyborg på telefon 9940 8308, [email protected]

Samtaler bliver afholdt d. 30. eller 31. maj 2024

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket"søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Ansøgningsfrist
2024-05-22

Ref. nummer
1218999

Afdeling
Institut for Planlægning 1.