AC-fuldmægtige til Ph.d.-administrationen på Københavns Universitet

Københavns universitet samler ph.d.-administrationen for hele universitet, og vi har brug for flere hænder til at understøtte de ph.d.-studerende, deres vejledere og ledelsen på ph.d.-området.

Vi søger tre nye kollegaer, så er du en kompetent og effektiv AC-fuldmægtig, og har du lyst til at arbejde med sagsbehandling og ledelsesbetjening inden for ph.d.-området, er dette måske noget for dig?

Om os
Ph.d.-administrationen på KU bliver den største i norden. Vi skal sikre de administrative rammer for flere end 3.500 ph.d.-studerende inden for samtlige af KU’s fagområder fordelt på seks ph.d.-skoler. Vi er en del af Campus Administration Nørre og har faglig reference til Området for Forskning & Informationssikkerhed.

Ph.d.-administrationen samler kollegaer fra samtlige fakulteter og skal skabe og implementere en effektiv, sammenhængende og brugerfokuseret driftsenhed. Vi består af en områdechef, to sektionsledere og knap 50 medarbejdere. Vi arbejder tæt sammen med ph.d.-skolelederne, ph.d.-udvalgene og forskeruddannelsesmiljøerne, og vores primære interessenter er de ph.d.-studerende og deres vejledere.

Ph.d.-administrationen er matrixopbygget. Seks teams skal sikre, at vi kan levere en professionel og højtspecialiseret sagsbehandling der understøtter vores interessenter. Vi arbejder Lean-baseret. Det betyder blandt andet, at vi på fælles tavlemøder følger sagsmængderne på tværs af teams, og at vi løbende forbedrer og effektiviserer vores arbejdsgange med udgangspunkt i opdatering og udvikling af velbeskrevne procesbeskrivelser. Opgaverne løser vi typisk i tæt samarbejde med kollegaer, hvor vi forstår værdien af at respektere og inddrage hinandens forskelligartede kompetencer.

Stillingens indhold

• Du kommer til at indgå i et mindre team, der løser en række forskellige opgaver omkring administration af ph.d.-studieforløbet, og vi sørger naturligvis for grundig oplæring
• Den væsentligste opgave i disse stillinger er sagsbehandling i overensstemmelse med regelgrundlaget om ph.d.-uddannelsen i ph.d.-bekendtgørelsen og KU’s egne retningslinjer og evt. fakultetsspecifikke regler. Sagsbehandlingen indebærer både skriftlig og telefonisk rådgivning og kontakt med ph.d.-studerende og deres vejledere på dansk og engelsk
• I stillingen kan der også være et større eller mindre omfang af betjening af ph.d.-områdets ledelse, blandt andet udarbejdelse af databaserede sagsnotater, besvarelser og beslutningsoplæg afhængig af kandidaternes kvalifikationer
• Du vil bidrage til den løbende forbedring af serviceydelser og administrative processer i ph.d.-skolen.

Faglige og personlige kvalifikationer

• Du har en relevant kandidatuddannelse.
• Du er enten nyuddannet eller har et par års erfaring med sagsbehandling, administration og ledelsesbetjening i den offentlige sektor, meget gerne et universitet.
• Du er fagligt kompetent, struktureret og serviceorienteret, og kan genkende dig selv i ord som omgængelig, kvalitetsbevidst, effektiv, grundig, og reflekteret.
• Du har mod på at behandle såvel rutinesager som vanskelige sager.
• Du er præcis og korrekt i din skriftlige kommunikation og kan formidle regler og afgørelser på både dansk som på engelsk.
• Du behersker Office-pakken, og har gerne et kendskab til administrative systemer såsom f.eks. PhD Planner og WorkZone, som vi bruger til henholdsvis sagsbehandling og journalisering.
• Du trives med at arbejde som en del af et hold, der løfter opgaver i fællesskab.
• Du har en god organisationsforståelse og evner at forstå den kontekst, du arbejder i, herunder at kommunikere med forskellige interessenter.

Vi tilbyder

• Et attraktivt, udviklende og alsidigt job på en veldrevet institution, med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne – samt en bred kontaktflade både internt og eksternt.
• En arbejdsplads, hvor opgaverne løses teambaseret med vægt på gensidig respekt for hinandens kompetencer.
• Engagerede og dygtige kolleger, der lægger vægt på holdspil og faglighed i arbejdet, og som har en uhøjtidelig, åben og respektfuld omgangstone.
• En arbejdsplads, der lægger vægt på gensidig fleksibilitet i forhold til opgavevaretagelsen og arbejdstiden. Der er mulighed for at arbejde hjemmefra efter aftale.
• Gode faglige og personlige udviklingsmuligheder.
• En centralt beliggende arbejdsplads med bl.a. motionsklub, kantine, P-plads, kaffe- og te-ordning.

Løn- og ansættelsesforhold
Du bliver ansat i Ph.d.administrationen, Københavns Universitet. Stillingen er fuld tid (37 timer/uge) og kan tiltrædes den 1. april 2025 eller snarest muligt.

Ansættelsen sker som fuldmægtig i henhold til overenskomst for Akademikere i Staten mellem Skatteministeriet og Akademikerne.

Yderligere oplysninger
Har du spørgsmål om stillingen, kan du henvende dig områdechef Annedorte Vad på tlf. 35330233, mail [email protected].

Læs mere om KU’s ph.d.-skoler på www.phd.ku.dk

Ansøgning
Du skal indsende din ansøgning elektronisk ved at klikke på "Søg stillingen" nedenfor.

Din ansøgning må gerne være skrevet på dansk/engelsk(max 1 side) og omfatte følgende:

• Dit CV inkl. uddannelse, liste over tidligere ansættelser og andre relevante kvalifikationer
• Kopi af uddannelsesbevis

Ansøgningsfristen er 10. februar 2025, kl. 23:59 CET
Ansøgninger modtaget efter deadline vil ikke blive taget i betragtning.
Københavns Universitet ønsker at afspejle mangfoldigheden i samfundet og opfordrer alle kvalificerede kandidater til at søge uanset alder, handicap, køn, nationalitet, race, religion eller seksuel orientering. Udnævnelse vil alene være baseret på kvalifikationer.

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.

Kontakt
Annedorte Vad
E-mail: [email protected]

Info
Ansøgningsfrist: 10-02-2025

Ansættelsesdato: 01-04-2025

Arbejdstid: Fuldtid

Afdeling/Sted: Ph.d. administrationen