Studienævnsmedarbejder til Sekretariatet for Jura & Business

Jobbeskrivelse
Administrativ kollega søges til betjening af studienævn og udarbejdelse af kvalitetsopgaver ved Sekretariatet for Jura & Business, Det Humanistiske og Samfundsvidenskabelige Fakultet.

Vil du være en del af et stærkt administrativt fællesskab og yde professionel støtte til både studerende, undervisere og ledelse? Og trives du i en hverdag, hvor samarbejde, struktur og service går hånd i hånd?

Hos Sekretariatet for Jura og Business søger vi en engageret og ansvarsfuld kollega til sekretariatsbetjening og kvalitetsarbejde ved studienævnene på Business. Stillingen er fast, på 37 timer, og ønskes besat den 1. oktober 2026 eller snarest herefter.

Dine arbejdsopgaver
Som administrativ medarbejder får du en central rolle i sagsbehandlingen og betjeningen af vores studienævn. Du vil arbejde selvstændigt med forvaltningsmæssige opgaver, herunder behandling af dispensationsansøgninger, meritansøgninger og individuelle studieordninger. Du håndterer desuden klagesager og foretager konkrete vurderinger i forhold til gældende lovgivning, studieordninger og administrativ praksis. En vigtig del af opgaven er at udarbejde sagsfremstillinger og indstillinger til studienævn samt at træffe administrative afgørelser i sagerne.

Du får en central rolle i planlægningen og gennemførelsen af studienævnsmøder, hvor du står for koordinering af dagsordener, sagsmateriale og referater samt sikrer opfølgning på beslutninger. Derudover indgår du i den daglige drift, hvor du håndterer studienævnenes postkasser og har en tæt dialog med studienævnsforpersoner, studieledelse og kolleger i studieadministrationen.

En del af opgaven består i at sikre kvalitet og sammenhæng i de studieadministrative processer i relation til studienævnene. Som en del af teamet vil derfor desuden tage del i arbejdet med opgaver indenfor kvalitetssikring såsom vedligehold af studieordninger, studenterevalueringer og fagbeskrivelser for vores uddannelser

Du vil desuden indgå i tværgående opgaver, hvor du bidrager til ensretning af praksis på tværs af studienævn og løbende sparrer med kolleger for at sikre høj kvalitet og sammenhæng i opgaveløsningen.

Dine kompetencer
Om du har en kontorfaglig uddannelse eller en akademisk baggrund, er ikke afgørende. Allervigtigst er de erfaringer og kompetencer du bringer med ind i jobbet. Det er en fordel, at du har erfaring med sagsbehandling i en offentlig sektor, der tager udgangspunkt i forvaltnings-rettens bestemmelser, samt erfaring med kvalitetssikringsopgaver, studieadministrative systemer og udarbejdelse af sagsfremstillinger.

Du kan arbejde både selvstændigt og i team og tager ansvar for dine opgaver fra start til slut. Du har analytiske evner og formår at gennemskue komplekse sager og skabe overblik. Din skriftlige formidling er klar og præcis på både dansk og engelsk, og du kan omsætte juridiske og administrative problemstillinger til et let forståeligt beslutningsgrundlag.

Som person er du struktureret, driftssikker og trives med at håndtere mange parallelle sager og opgaver uden at gå på kompromis med kvaliteten. Du har en god dømmekraft og en sikker fornemmelse for balancen mellem regler og praksis. Samtidig tager du ansvar, arbejder proaktivt og bidrager aktivt til udvikling og forbedring af opgaver og processer.

Du trives i en rolle med stor ansvarlighed og har robusthed i forhold til at arbejde med sager, der kan have væsentlig betydning for studerende. Du er desuden i stand til at håndtere dialoger med studerende i vanskelige situationer på en professionel og ordentlig måde.

Vi forventer, at du har en kontorfaglig uddannelse og gerne erfaring fra studieadministration eller en lignende funktion. Samtidig er det vigtigt, at du er tryg ved it-systemer og har lyst til løbende at tilegne dig nye redskaber og arbejdsgange. Som person trives du i et miljø med tæt samarbejde og en uformel omgangstone, og du bidrager aktivt til at skabe en arbejdsplads, hvor trivsel, ordentlighed og hjælpsomhed er i centrum. Du har lyst til at udvikle dig fagligt, og du går til dine opgaver med nysgerrighed, ansvarlighed og et blik for, hvordan vi sammen gør processer endnu stærkere.

Hvem er vi
Fra 1. januar 2026 har vi etableret et nyt fælles sekretariat for Juridisk Institut og Aalborg University Business School. Formålet er at skabe et mere robust og bæredygtigt administrativt set-up, hvor vi samler kræfterne på tværs og styrker både faglighed, samarbejde og trivsel.

Sekretariatet består af omkring 50 medarbejdere fordelt på flere faglige områder, herunder

Studieområdet, Ressourcer, Forskning og Institutstøtte. Sammen udgør vi rygraden i institutternes arbejde med kerneopgaverne; uddannelse, forskning og eksternt samarbejde.

Vi arbejder tæt sammen med ledelser, studienævn og faglige miljøer, og vi ser os selv som en aktiv medskaber af institutterne og deres succes. Vores ambition er at skabe stærke synergier, udvikle nye kompetencer og opbygge et arbejdsfællesskab, hvor vi lærer af hinanden, spiller hinanden gode og understøtter universitetets overordnede strategi.

Læs mere om os her: www.business.aau.dk og www.law.aau.dk

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.

Samtalerne forventes afholdt i uge 32 (1. runde) og evt. uge 33 (2. runde)

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Vi anbefaler, at du gemmer en kopi af stillingsopslaget, da opslaget bliver fjernet, når ansøgningsfristen er udløbet.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er enten i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) eller i henhold til overenskomst for akademikere i staten med indplacering som AC-fuldmægtig. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.

Kontakter

• Sekretariatschef, Simon Mou Skogberg: +4599408042, [email protected]

Ansøgningsfrist
30-07-2026

Ref. nummer
2026/893

Afdeling
Aalborg University Business School