Gajite li strast prema stvaranju profesionalnog i ugodnog radnog okruženja? Uživate li u koordinaciji ljudi, prostora i događanja, dok se istovremeno brinete da iza kulisa sve funkcionira besprijekorno? Ako je odgovor da, ovo bi mogla biti uzbudljiva prilika da se pridružite tvrtki DEIF d.o.o. u Zagrebu!

U tvrtki DEIF A/S razvijamo napredna upravljačka rješenja koja osiguravaju stabilno i učinkovito napajanje – bilo iz vjetra, sunca ili tradicionalnih izvora. S više od 700 zaposlenika diljem svijeta, postavljamo nove standarde u energetskoj učinkovitosti i pretvorbi energije, radeći svakodnevno kako bismo postali tržišni lider u inteligentnom upravljanju energijom. Zajedno stvaramo rješenja koja su u skladu sa našim sloganom Improve Tomorrow.

Vaša uloga
DEIF je nedavno osnovao novu podružnicu u Zagrebu, podržavajući našu sve veću prisutnost u regiji južne i srednje istočne Europe (SCEE). S timom od otprilike 10 zaposlenika koji rade u prodaji i inženjeringu, tražimo Uredskog administratora koji će igrati ključnu ulogu u izgradnji i održavanju učinkovitog, profesionalnog i ugodnog radnog okruženja.

Kao Uredski administrator bit ćete odgovorni za nesmetano svakodnevno poslovanje ureda, uz pružanje podrške kolegama, posjetiteljima, klijentima i poslovnim partnerima. Osim toga, djelovat ćete kao glavni koordinator našeg DEIF trening centra na lokaciji, stvarajući besprijekorno iskustvo za klijente koji sudjeluju u programima obuke, radionicama i događanjima iz cijele regije.

Ovo je uzbudljiva prilika da nam se pridružite tijekom važne faze rasta i izravno utječete na način na koji naš novi ured i prostori za obuku rade i razvijaju se.

Ključne odgovornosti
Upravljanje uredom i objektom

• Biti prva točka kontakta za posjetitelje, klijente i partnere u uredu.
• Upravljati svakodnevnim operacijama u objektu, uključujući naručivanje uredskog materijala, dodataka IT opremi i kuhinjskih zaliha.
• Surađivati s upravom zgrade, uslugama čišćenja i lokalnim dobavljačima kako bi se održalo sigurno i visoko funkcionalno radno okruženje.
• Upravljati dolaznom i odlaznom poštom, pošiljkama i kurirskim uslugama (što često uključuje tehničke komponente i hardver).

Koordinacija s računovodstvenim servisom

• Koordinirati s računovodstvenim uredom u vezi s plaćama, evidencijom radnog vremena, putnim nalozima i kadrovskom evidencijom.
• Pravovremeno pripremati i podnositi računovodstvenu i administrativnu dokumentaciju.
• Pružati podršku pri obradi računa, plaćanja i povrata troškova.
• Voditi točnu kadrovsku, financijsku i uredsku administrativnu evidenciju.
• Organizirati i održavati fizičke i digitalne sustave arhiviranja u skladu s lokalnim hrvatskim propisima i korporativnim standardima tvrtke DEIF.

Koordinacija putovanja i tima

• Koordinirati putne aranžmane (letovi, vize, smještaj i najam automobila) za tehničke i servisne inženjerske timove koji putuju na globalne lokacije, kao i za gostujuće trenere ili kupce kada je to potrebno.
• Asistirati pri uvođenju novih zaposlenika (onboarding), osiguravajući da su njihove radne stanice, korisnički računi i pristupne kartice spremni prvog radnog dana.
• Organizirati lokalne teambuilding aktivnosti, sastanke i korporativne događaje za poticanje kolaborativne kulture tvrtke DEIF.

Koordinacija Centra za obuku

• Djelovati kao glavni koordinator za DEIF Centar za obuku smješten unutar ureda u Buzinu.
• Organizirati i upravljati treninzima, radionicama i seminarima za regionalne kupce.
• Upravljati svom logistikom događaja, uključujući registraciju sudionika, rasporede, ugostiteljske aranžmane (catering) te pripremu materijala za obuku i paketa dobrodošlice.
• Osigurati da su prostorije za obuku i tehnička hardverska oprema u potpunosti pripremljeni i operativni prije dolaska kupaca.

Uvjeti i kvalifikacije
Prije svega, izuzetno ste organizirani, uslužni i proaktivni. Uživate u istovremenom vođenju više različitih aktivnosti i ponosite se time što kolegama i klijentima pružate vrhunsko iskustvo. Vaša posvećenost detaljima, izvrsne komunikacijske vještine i sposobnost preuzimanja inicijative omogućuju vam da lako unosite strukturu u rad, zadržavajući pritom pozitivnu i profesionalnu atmosferu.

Dodatno:

• Najmanje 5 godina iskustva u uredskoj administraciji, upravljanju prostorom (facility management), koordinaciji događanja ili na sličnim administrativnim poslovima (prednost je iskustvo u međunarodnoj organizaciji).
• Izvrsno poznavanje hrvatskog jezika (izvorni govornik) te izvrsno znanje engleskog jezika u govoru i pismu.
• Napredno korištenje paketa Microsoft 365 (uključujući Word, Excel, Teams i SharePoint).
• Iskustvo s sustavima za rezervaciju putovanja i administrativnim procesima smatra se prednošću.
• Izvrsne organizacijske, komunikacijske i međuljudske vještine te usmjerenost na klijente.
• Proaktivan pristup radu i sposobnost samostalnog djelovanja, uz spremnost na suradnju s različitim odjelima.

Zašto se pridružiti DEIF-u?
U tvrtki DEIF A/S postat ćete dio obiteljske tvrtke s jakim vrijednostima i kulturom izgrađenom na povjerenju, otvorenosti i suradnji. Iskusit ćete profesionalno i iznimno angažirano radno okruženje u kojem cijenimo različite perspektive te potičemo poštovanje i iskren dijalog koji potiče rast. Naša snaga leži u odgovornosti, timskom radu i hrabrosti za inovacije – to je ono što nas pokreće naprijed.

Uz ulogu punu uzbudljivih izazova, nudimo vam:

• Priliku za sudjelovanje u oblikovanju novoosnovane DEIF podružnice u Hrvatskoj.
• Raznoliku ulogu sa širokom odgovornošću i utjecajem kako na poslovanje ureda, tako i na iskustvo naših klijenata.
• Mogućnosti profesionalnog razvoja unutar globalne organizacije.
• Priliku da kroz svoj rad u DEIF-u doprinesete globalnoj tranziciji prema zelenoj energiji.#LI-Onsite

Lokation: Croatia