Det moderne arbejdsmarked kan virke ekstremt komplekst. På en arbejdsplads vil du altid blive målt på dine resultater, men disse skal balanceres i en hverdag, hvor din tid ofte kan gå med ting, du ikke selv har kontrol over:
”Et klassisk scenarie kan være, at du kommer på arbejde og har en idé om, at du skal have den her præsentation færdig i dag. Du starter lige dagen med at tjekke din mail. Så kommer en kollega forbi og spørger dig om noget. Så ringer telefonen. Så er der lige et møde. Bagefter ligger der flere mails i indbakken, og før du ved af det, er hele dagen gået, uden du har nået den opgave, der ellers var din førsteprioritet”, fortæller Line Ullmann. Derfor handler det om, at du selv tager kontrollen, og ikke lader omverdenen styre dig!
Planlæg din dag
At arbejde mere effektivt handler ikke kun om at skære væk, men om at være realistisk i sin planlægning og bruge tiden på de rigtige ting. Når du skal planlægge en arbejdsdag, bør du kun planlægge cirka halvdelen af din tid, fortæller Line Ullmann. Hvis du er på arbejde i otte timer, skal du kun lægge planer for fire timer – resten af tiden skal du forvente, at du skal kunne omprioritere og løse ad hoc opgaver. Desuden bør man ”sluge frøen” fra morgenen af: ”I stedet for at starte med de hurtige og nemme opgaver, så start dagen med den tungeste opgave. Ellers bruger du hurtigt meget energi på at tænke på den store opgave, du skal igennem. Men når vi har fået den klaret, så har vi det jo godt! Så tag det sværeste først. Så kan det kun gå fremad resten af dagen”.
Et andet råd er, at du med fordel kan slutte dagen af med at få overblik og vurdere, hvad din topprioritet er i morgen. Og vær skarp og realistisk i din prioritering! Mange laver en to-do liste med 10-20 punkter, og hvis man så kun når halvdelen, giver det en utilfredsstillende fornemmelse, mens det giver overskud at nå mere, end man har på listen.
Bevar overblikket med en bruttoopgaveliste
Lad være med at have dine opgaver spredt på blokke, post-it notes og i din indbakke. Lav i stedet en bruttoopgaveliste, som er ét sted, hvor du parkerer alle de opgaver, som du ikke kan løse med det samme. Når man ved, de er skrevet ned et sted, skal man ikke bruge energi på at huske dem.
Når du starter i et nyt job, vil der altid være meget information at holde styr på. Så hvis du ikke har en strategi til at håndtere eksempelvis din indbakke, vil du ret hurtigt drukne i information: ”En uhensigtsmæssig vane kunne her være, at man starter fra en ende af i indbakken og begynder at arbejde sig igennem. Du bør her skelne mellem: hvilke mails kan du på få minutter gøre noget ved med det samme, og hvad skal du bruge længere tid på? De mails, du skal bruge længere tid på, skal over på bruttoopgavelisten”, fortæller Line Ullmann.
Det er desuden en god idé at sørge for at organisere mapper i sin indbakke, så man kan få en sortering i, hvilke mails der haster, og hvilke der ikke haster. Dem der bare skal gemmes, uden du skal reagere på dem, skal du hurtigt få over i en anden mappe, så de ikke fylder i indbakken.
Vær proaktiv og del dagen ind i tidsblokke
”Man kan hurtigt blive en produktionsmaskine, der bruger tiden på at strege ting på opgavelisten. Men det er ikke et mål i sig selv. Mindst en gang i ugen skal du hæve dig op i helikopteren og se på: Hvad er det for nogle mål, jeg arbejder hen imod og hvad er det for nogle kerneaktiviteter, jeg skal sørge for at sætte tid af til?”, råder Line Ullmann. Hvis man ikke sætter tid af til de større, resultatkritiske opgaver i sin plan, så kan al tiden hurtigt gå med at ekspedere. ”Det er forskellen på at være proaktiv og reaktiv”, fortæller Line Ullmann.
Når man er proaktiv sørger man for, at de vigtige opgaver bliver løst, også selvom de måske ikke har deadline i dag – man sørger altså for at nå de mål, man skal i længden. Det reaktive er der, hvor man blot reagerer på alt det, der kommer væltende ind over én hver dag.
Der skal være plads til begge dele, men når man ofte ikke kan få ro til at fordybe sig på en arbejdsplads på samme måde, som man kunne på læsesalen på studiet, er det en god idé at dele dagen ind i tidsblokke: ”Der skal være nogle blokke af tid, hvor du fordyber dig, og blokke af tid hvor du står til rådighed for afbrydelser – og f.eks. får styr på indbakken”.
Få nu styr på systemerne
Den tid, du bruger på at sætte sig ind i de systemer, du arbejder i, er godt givet ud! Ofte føler folk ikke de har tiden til det, og derfor lærer de kun de mest synlige ting. Men så går man glip af mange fordele, der kan spare dyrebare minutter fremover: ”Jeg kender for eksempel mange, der har arbejdet i Outlook i årevis uden at vide, at der er mange smarte funktioner i det program, så man kan styre sine opgaver. De synes ikke, de har tid til at sætte sig ind i det, men hvis du investerer en time i, hvad dit mailprogram kan, kan du spare meget tid senere. Du skal slibe saven, før du går i gang med at save”, slutter Line Ullmann.
Line Ullmann er underviser, rådgiver og certificeret coach. Hun har en
kandidatgrad i Human Ressource Management fra CBS,
en lederuddannelse og den 1-årige coachuddannelse fra
Attractor/Rambøll med i bagagen. Siden 2013 har hun
været selvstændig med fokus på effektive arbejdsvaner.
