Opslag hos Syddansk Universitet (SDU)

Er du en af vores nye, handlekraftige og selvstændige akademikere/personlige assistenter (PA), som tager ansvar og får tingene til at ske?

Som PA og akademisk medarbejder bliver du omdrejningspunktet for opgaver og samarbejde mellem fakultets øverste ledelse og resten af fakultetet. Det er ofte en hektisk hverdag, og der er mange bolde i forskellige størrelser, som skal holdes i luften. Det Tekniske Fakultet (TEK) oplever vækst og fremdrift med mange og store projekter, ofte i samspil med eksterne partnere. Du kan læse mere om os på www.sdu.dk/TEK

Du bliver en del af dekanatsekretariatet, hvor du får 8 gode kolleger, som værdsætter en uformel omgangstone i et godt arbejdsmiljø, hvor vi hjælper og støtter hinanden. Der er to ledige stillinger med tjenestested i Odense til besættelse den 1. februar 2025. Tjenesterejser til Sønderborg og andre campusser må forventes.

Sekretariatet løser en bred portefølje af opgaver som f.eks ledelsesbetjening, arbejdsmiljøindsatser, rekrutterings- og personaleopgaver, samt forskellige akademiske sagsbehandlingsopgaver.

Den ene profil er som PA for dekanen. Opgaverne vil i høj grad være ledelsesbetjening, kalenderkoordinering og- styring, koordinering af henvendelser fra interne og eksterne interessenter, intern kommunikation, forståelse af regelgrundlag, udarbejdelse af diverse (møde)materialer, samt holde overblikket over de strategiske indsatser og agendaer på fakultetet.

Den anden profil er som PA for uddannelsesdirektøren og sekretariatschefen. Opgaverne vil i høj grad være udvalgsbetjening, forståelse af regelgrundlag, understøttelse af ledelsesmæssige administrative indsatser som fx udvikling og digitalisering, diverse koordineringsopgaver af forskellige data/oplysninger, web opgaver, samt varetagelse af rollen som GDPR-koordinator.

Fordelingen af opgaverne mellem de to stillinger vil afhænge af ansøgernes profiler. Du må forvente, at din opgaveportefølje vil ændre sig over tid. Du kan se frem til en spændende og udfordrende stilling med stor variation i opgaveporteføljen, hvor du får rig mulighed for at præge opgaverne.

Dine arbejdsopgaver er mangeartede og omfatter blandt andet:

• Opgaver som PA (personlig assistent) for dekanen, uddannelsesdirektøren og sekretariatschefen, herunder fungere som kontaktpunkt mellem dekanat og interne og eksterne samarbejdspartnere,
• Håndtering og koordinering af henvendelser, kalenderkoordinering, forståelse af regelgrundlag og lovgivning på forskellige områder, intern kommunikation og praktiske opgaver,
• Betjening af forskellige mødefora, som f.eks. Akademisk Råd og Samarbejdsudvalget med mødeforberedelse- og indkaldelser, koordinering og udarbejdelse af dagsordener og referater, samt sikre opfølgning på beslutninger,
• Udarbejdelse af ledelsesinformationsmaterialer som PP-præsentationer, baggrundsnotater, samt diverse materialer,
• Varetagelse af sagsbehandlingsområder fx som GDPR-koordinator, eller fx digitalisering og udvikling, forskellige informations- og kommunikationsopgaver internt på TEK, og som web-redaktør, styring af lokaler og lokalefordeling,
• Håndtering af forskellige korrespondancer og dokumenthåndtering,
• Etablering af overblik over komplicerede sagsområder med selvstændige vurderinger og forslag,
• Være tovholder og deltage i forberedelse og afholdelse af arrangementer på TEK,
• Deltagelse som repræsentant for TEK i diverse møder,
• Løse diverse ad hoc opgaver.

Din baggrund er en relevant akademisk uddannelse på kandidatniveau. Du kan evt. være nyuddannet med interesse i ledelsesbetjening og akademiske sagsbehandlingsopgaver.

Du trives med en hverdag, der både består af rutineopgaver og opgaver, du skal være klar til at gribe og løse med kort varsel. Du vil indgå i et arbejdsfællesskab med en bred vifte af mennesker med forskellige fagligheder, som er dedikerede, ambitiøse og har høje forventninger til dig og sekretariatet.

Den rette kandidat:

• Har et stærkt servicegen med sans for struktur, timing og deadlines,
• Kan arbejde selvstændigt og effektivt, og levere enkle løsninger med kvalitet,
• Anvender Office-pakken, og kan nemt tilegne sig nye IT-kompetencer,
• Er ikke bange for at arbejde med tal(opgaver) og har gerne erfaring med at arbejde i Excel,
• Holder overblikket, er omstillingsparat og finder løsninger, selv i pressede situationer,
• Er holdspiller med tillidsskabende samarbejdsevner,
• Har et godt humør og gå-på-mod,
• Kan håndtere fortrolig information,
• Kan kommunikere ubesværet på dansk og engelsk.

Kontakt og ansøgning
Yderligere oplysninger kan fås ved at kontakte chefkonsulent Tina Skoubo Elcer på 65507315/ 51644029 eller Sekretariatschef Kirsten Præstegaard på [email protected] eller på tlf. 6550 9524/93507017.

Stillingen er placeret på Det Tekniske Fakultet på SDU i Odense. Du refererer til sekretariatschefen for TEK fakultetsadministration og får otte kollegaer i dekanatsekretariatet.

Ansøgningsfristen er tirsdag dag den 26. november 2024 kl. 23:59:59, og samtaler afholdes i december i 2024.

Forventet jobstart 1. februar 2025.

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og AC.

Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.

Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format.

Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb.

Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Placering: Denmark