Områdesekretær til mangeartede opgaver i Trafiks ledelsessekretariat

Motiveres du af at arbejde med mangeartede opgaver, løber du med opgaven, og er du god til koordinering? Så er du måske vores nye områdesekretær i Trafiks ledelsessekretariat.

Vi søger en områdesekretær til at assistere områdechefen for Trafikstyring SP (Signalprogrammet) i det daglige arbejde. Du får en essentiel rolle i forhold til områdechefens og områdets faste møder i form af bookning, dagsordner og referater, samt at holde styr på områdechefens kalender. Efter behov vil du også skulle assistere Trafiks ledelsessekretariat.

Vi er lige nu på udkig efter dig som vores nye, imødekommende områdesekretær, der sørger for koordinering i en hverdag, hvor det til tider går stærkt, og hvor du altid er tre skridt foran.

Overblik, administrativ forståelse, og solide koordineringsevner

Trafikstyring SP er et forretningsområde, der har ansvaret for at afvikle togdriften på de strækninger, hvor Signalprogrammet er rullet ud. Desuden forbereder og tester området de næste strækninger til implementering og sikrer, at der er uddannet personale til at løse opgaverne. Trafikstyring SP deltager også i den udvikling, der fortsat foregår i Signalprogrammet og leverer ressourcer hertil. En lige så vigtig opgave er at levere relevante data til Banedanmarks og DSBs Fælles Trafikinformation, så der kan produceres trafikinformation med høj kvalitet til brugerne af jernbanen.

Du får en vigtig rolle i forhold til at assistere den samlede ledelse i området, og du spiller chefen god ved at tage initiativ i tæt samarbejde med chefen og have overblik over kalenderen. Du sørger for, at dagens møder er velforberedte med styr på alt fra dagsorden og mødemateriale over digitalt møde set-up til modtagelse af gæster. Du evner hurtigt at sætte dig ind i og skaffe dig overblik over emner og opgaver. Samtidig har du gode formidlings- og fremstillingsevner i skrift og tale.

Du kommer til at være den praktiske koordinator, når der skal tilrettelægges f.eks. møder, seminarer eller medarbejdersamlinger i området. Det kan f.eks. være som tovholder på ledelses- og samarbejdsudvalgsmøder med efterfølgende udarbejdelse af referat, opfølgning m.v. Efter behov assisterer du områdechefen med at udarbejde kommunikation til området, oplæg til mødemateriale og sætte præsentationer op. Endvidere tager du dig af registrering af sygefravær, indkøbsordrer, afregning, rejsebestillinger etc.

Du får en stor kontaktflade, og du skal være interesseret i at indgå i tværgående sammenhænge og i samarbejde med kolleger, der har en anden baggrund og faglighed end din egen.

Som vores nye kollega bliver du en del af Ledelsessekretariatet i Banedanmarks trafikdivision og vil i dagligdagen referere til sektionschefen. Efter behov vil du skulle assistere Ledelsessekretariatet med løsning af administrative opgaver. Som del af sekretariatet indgår du i et uformelt, socialt miljø, der varetager forskellige arbejdsområder, men hvor du altid kan spare med dine engagerede kolleger om dine opgaver. Her lægger vi vægt på en uhøjtidelig omgangstone og et godt arbejdsmiljø, og vi er altid modtagelige for dine kreative input.

Din baggrund

Om du er erfaren eller nyuddannet, er ikke så afgørende. Hvis du har erfaring fra et lignende job i enten privat eller offentligt regi, vil det tælle positivt, men det er ikke påkrævet. Det vigtigste er, at du har motivationen til at arbejde med og udvikle dig med de opgaver, som stillingen indebærer, og arbejde i en stor, politisk styret virksomhed. Du besidder et grundlæggende IT-kendskab, herunder til MS Office-pakken. Kendskab til SAP er en fordel.

Din arbejdsplads vil være i København i Banedanmarks Trafiktårn Øst i København, men du må påregne at deltage i områdemøder eller arrangementer i andre dele af landet, primært i Fredericia, hvorfor der vil være noget rejsetid forbundet med stillingen.

Løn

Ansættelsen er omfattet af Fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det statslige område og Organisationsaftalen mellem Skatteministeriet og HK/STAT, Danmark samt protokollat for kontorfunktionærer ansat ved Banedanmark. Som udgangspunkt er stillingen placeret mellem løngruppe 2, sats 2 Hovedstad og løngruppe 3, sats 1 Hovedstad.

Den endelige løn fastsættes på baggrund af dine erfaringer og kvalifikationer. Herudover tilkommer pension i henhold til overenskomsten.

Ansøgning og kontakt

Vil du vide mere, så kontakt sektionschef Kenneth Juul Andersen på tlf. 2637 5239.

Send din ansøgning og dit CV hurtigst muligt. Vi vurderer ansøgningerne og indkalder til samtale løbende.

For at søge stillingen klikker du på linket ”Søg stillingen” og følger instruktionerne.

Går du videre fra de indledende samtaler, vil der blive indhentet referencer fra tidligere arbejdsgiver. Du vil blive informeret inden, at der bliver indhentet en reference.

Afdeling:

Lokation: Region Hovedstaden