Skolesekretær til Dybkærskolen

På Dybkærskolen søger vi en skolesekretær som sammen med det øvrige kontorteam, vil være med til at understøtte den gode skoledag for alle vores skønne elever, det gode samarbejde med vores mange og forskellige samarbejdspartnere, samt være med til at skabe rammerne for den gode arbejdsplads for alle skolens medarbejdere.

Stillingen er på 37 løntimer om ugen. Hvis du har ønske om noget andet – så snakker vi om det.

Vi er klar til at ansætte dig fra 1. marts 2025, men venter også gerne til 1. april 2025.

Arbejdstiden som skolesekretær hos os er fordelt på 42 uger, så du primært arbejder i de uger, hvor børnene er i skole, og har fri i skoleferierne.

Arbejdstiden er som udgangspunkt mellem kl. 8.00-16.00 hver dag med plads til fleksibilitet, når det giver mening. Der vil være enkelte aftenarrangementer i løbet af skoleåret.

Som skolesekretær, er man skolens ansigt både udadtil og indadtil, og derfor er det vigtigt for os, at du er tålmodig, lyttende og imødekommende, både overfor børn og voksne.

Dybkærskolen er 2-4 sporet fra 0.–9. klasse, vi er 85 engagerede medarbejdere, og vi har sammen ansvaret for 660 elever og samarbejdet med alle deres forældre.

Du bliver en del af et godt og humørfyldt kollegialt fællesskab, hvor samarbejde og kommunikation med medarbejdere, ledelse, forældre og elever er en naturlig del af hverdagen. I kontorteamet er vi seks personer: Skoleleder, tre pædagogiske ledere og to skolesekretærer – den ene er dig.

Vi har en uformel og åben omgangsform i vores kontorteam, og vi respekterer hinandens kompetencer, styrker og forskelligheder, elsker de gode grin i en til tider travl hverdag og hjælper hinanden, så ingen står alene med opgaven.

Din nærmeste kollega er den anden skolesekretær, og I sidder sammen i jeres fælles kontor, som ligger lige ved siden af de øvrige kontorer på første sal i vores næsten nye skole.

I det daglige har I begge kontakt med de mange, der har brug for kontorets funktioner, og I hjælpes ad med opgaver, men der vil også være ro til, at I fordyber jer i de administrative opgaver.

De administrative opgaver som vi gerne ser du tager fat i er bl.a.:

• Personaleadministration, fx lønindberetning, sygefraværsregistrering, ferieregistrering (i SD-systemet)
• Administration af medarbejdernes arbejdstid og opgaveoversigter (i TRIO-systemet og i Aula)
• Arkivering af sager og dokumenter (i Acadre-systemet)
• Skolens hjemmeside, fx vedligeholdelse, oprette opslag og dokumenter
• Budgetmateriale som understøttelse af skolelederens opgave med skolens overordnede budget
• Ad-hoc opgaver som spænder bredt og er en del af den til tider travl hverdag

Til opgaverne bruger vi forskellige it-systemer, som du vil få en grundig oplæring i – vi forventer ikke, at du kender dem alle i forvejen, men du skal have gå-på-mod og flair for at lære nye systemer at kende og blive vores ’superbruger’ på sigt.

Vi ønsker os en person som:

• Er struktureret, systematisk og god til at holde orden
• Er udadvendt, imødekommende og positiv overfor både medarbejdere, elever og forældre
• Viser initiativ og er omstillingsparat
• Evner at bevare overblikket i en omskiftelig og til tider hektisk hverdag med mange afbrydelser
• Er god til at formulere sig både mundtligt og skriftligt
• Kan lide at samarbejde med andre og bidrage til en god stemning og et godt arbejdsmiljø

Din uddannelsesbaggrund er ikke afgørende for stillingen som skolesekretær hos os, men det vil være en fordel med enten kendskab til kontor- og administrativt arbejde, eller erfaring fra skoleverden.

Læs mere om Dybkærskolen på https://dybkaerskolen.aula.dk/

Tiltrædelse 1. marts 2025 eller snarest muligt derefter.

Vi glæder os til at høre fra dig.

Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst og aftale om lokal løndannelse.

Yderligere information:
Vil du vide mere om jobbet, er du velkommen til at kontakte skoleleder Mette Krogslund på tlf. 2461 5295 eller sekretær Anja Olsen tlf. 2917 8461. Vi holder ferie i uge 7.

Ansøgningsfrist søndag 16. februar 2025. Ansættelsessamtaler forventes afholdt onsdag 19. februar 2025 i tidsrummet kl. 14.00 - 17.00.

Vi foretrækker, at du sender din ansøgning online.
Klik på Ansøg. Vedhæft din ansøgning og relevante bilag.

Hvis du indstilles til ansættelse i stillingen, vil der inden endelig ansættelsesaftale indgås, blive indhentet reference hos seneste arbejdsgiver og gerne hos flere.

Vi indhenter offentlig straffeattest og børneattest på den person, vi ønsker at ansætte.

Afdeling: Dybkærskolen

Ansøgningsfrist: 16 February 2025

Placering: Arendalsvej, 121, 8600, Silkeborg, Danmark