Sekretariatsmedarbejder til institutstab

Institut for Engelsk, Germansk og Romansk søger en sekretariatsmedarbejder til generel administration i institutstaben. Der er tale om en tidsubegrænset stilling på 30 timer om ugen. Tiltrædelse den 1. marts 2025 eller snarest muligt derefter.

Stillingen er placeret i instituttets nye stab, hvor du vil referere til administrationschefen. Institutstaben er en lille, men effektiv enhed, som understøtter instituttets ledelse og sekretariatsbetjener tværgående kollegiale organer på institutniveau. Da Københavns Universitet er midt i en større omstrukturering på det administrative område, er det vigtigt, at du har en bred profil, og har lyst til at kaste dig ud i opgaver på tværs af faglige områder.

Opgaverne
Vi har en ambitiøs ledelse med masser af visioner, der skal føres ud i livet i en travl hverdag. I institutstaben er dagene derfor sjældent ens, og arbejdsopgaver og arbejdspres vil variere. Du bliver en vigtig medspiller i opbygningen af den nye stab, og du må være interesseret i at være en del af en kultur, hvor vi samarbejder på tværs og hjælper hinanden. Opbygning af både relationer og nye administrative praksisser vil være en naturlig del af hverdagen.

Du vil få en række faste opgaver i kombination med en bred palet af ad hoc administrative opgaver i en omskiftelig hverdag. Vi forestiller os, at du har overblikket over instituttets ansatte, gæster og fysiske rammer, og er den servicemindede person, som folk kommer til, fordi det du ikke ved, finder du ud af. Vi forventer, at du vil få opgaver som:

• Tage imod gæster og nye ansatte – og sørge for praktiske ting som nøgler, kort og adgange
• Koordinere bedømmelses- og ansættelsesudvalg samt stå for ansættelse af studentermedhjælp og honorering af gæsteundervisere
• Stå for institutindkøb – en del af KUs indkøb vil blive omlagt til fælles indkøb, men der skal stadig assisteres med at bestille fx rejser og it-udstyr lokalt
• Koordinere serviceaftaler og lokaletildeling samt holde kontakten til campusservice ifm mindre bygningsarbejder og flytninger
• Håndtere institutmail og fysisk post
• Holde orden i instituttets fælles faciliteter (fx depot, kopirum og postrum)
• Hjælpe med planlægning og praktisk afvikling af institutmøder, dialogmøder, ph.d.-receptioner og andre institutarrangementer
• Varemodtage og kontere i IndFak
• Ad-hoc administrative opgaver

Sammensætningen af konkrete opgaver kan blive justeret – både afhængigt af dine interesser og som følge af løbende tilpasning af arbejdsopgaverne i institutstaben. Det er vigtigt, at du har mod på at arbejde med lidt af hvert og er parat til at påtage dig både større og mindre opgaver.

Dine kompetencer og kvalifikationer
Vi tilbyder en stilling, hvor du har mulighed for at udvikle dig med opgaveporteføljen. Vi forventer, at du har en relevant kontoruddannelse, og følgende kompetencer:

• Er serviceminded, struktureret og god til at bevare overblikket i en hverdag med mange berøringsflader og forskellige deadlines
• Har sans for planlægning og koordinering - og brænder for at digitalisere og sætte administrative processer i system. Fx kunne vi godt bruge én, som har erfaring med eller lyst til at lære at sætte arrangementer op i ConferenceManager.
• Er samarbejdsorienteret og har gode formidlingsevner på både dansk og engelsk
• Har lyst til at indgå i et godt teamsamarbejde med fokus på den fælles opgaveløsning – vi sparrer og hjælper hinanden

Vi har en uhøjtidelig omgangstone med plads til forskellighed.

Ansættelsesforhold
Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 32 timer. Tiltrædelse 1. marts 2025 eller snarest muligt derefter.

Ansættelse sker i henhold til overenskomst for HK i Staten. Ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-fællesoverenskomst) samt organisationsaftale for Kontorfunktionærer, Laboranter og It-medarbejdere (HK-Stat) med indplacering i løngruppe 2 sats 2 eller løngruppe 3 sats 1 alt efter kvalifikationer. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Spørgsmål til stillingen kan rettes til administrationschef Mette Seistrup på tlf. 42240004 eller e-mail [email protected]

Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende din ansøgning elektronisk via www.jobportal.ku.dk (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) så den er universitetet i hænde senest den 11. februar 2025. Ansættelsessamtaler vil finde sted i uge 8.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende år. For yderligere oplysninger kan du evt. kontakte administrationschef Mette Seistrup [email protected] samt tillidsrepræsentanten Jette Bang [email protected]. Du kan også læse mere her.

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.

Kontakt
Mette Seistrup
E-mail: [email protected]

Info
Ansøgningsfrist: 11-02-2025

Ansættelsesdato: Start hurtigst muligt

Afdeling/Sted: Institut for Engelsk, Germansk og Romansk