Mange højtuddannede arbejder i job, hvor opgaverne ikke altid passer pænt ind mellem kl. 8 og 16. Projekter, kunder, deadlines og mails kan hurtigt gøre det uklart, hvornår man egentlig har fri. Det bliver særligt tydeligt i ferien, hvor mange alligevel “lige tjekker mailen” eller svarer på et spørgsmål, der måske godt kunne have ventet.
En ny analyse fra IDA viser, at over halvdelen af de privatansatte medlemmer mangler klare retningslinjer for tilgængelighed uden for arbejdstid. Det er ikke svært at se problemet: Hvis ingen har aftalt grænsen, ender den ofte med at ligge dér, hvor den mest pligtopfyldende medarbejder sætter den - og det er sjældent godt for ferien.
Afklar hvad der faktisk haster
Inden du går på ferie, bør du aftale med din leder eller dit team, hvad der reelt kan kræve kontakt. Der er stor forskel på en kritisk kunde, et systemnedbrud eller en deadline, der ikke kan flyttes - og en intern mail, der blot har fået en lidt for dramatisk emnelinje.
Spørg fx:
- Er der noget, der kan opstå i ferien, hvor jeg skal kontaktes?
- Hvem vurderer, om det faktisk haster?
- Hvad kan vente, til jeg er tilbage?
- Er der bestemte kunder, projekter eller systemer, der kræver særlig overdragelse?
Det gør det lettere for både dig og kollegerne at kende forskel på vigtigt og bare lidt irriterende.
Lav en overdragelse, andre kan bruge
En god ferieoverdragelse behøver ikke være en roman, men den bør gøre det muligt for andre at finde det vigtigste uden at skulle navigere gennem dine mapper, mails og mentale post-its. Lav gerne en kort oversigt med:
- aktive opgaver og status
- vigtige deadlines
- kontaktpersoner hos kunder, samarbejdspartnere eller internt
- hvor relevante dokumenter ligger
- hvad der kan vente
- hvem der tager over på hvad
Det bedste feriesvar er ikke “ring hvis der er noget”, men mere “Her er planen, her er ansvarspersonen, og her er det, der kan vente.”
Aftal kanal og niveau for kontakt
Hvis der kan opstå situationer, hvor du skal kontaktes, så aftal hvordan. Skal det være telefon, sms eller mail? Skal det gå gennem din leder? Er det kun ved bestemte typer sager?
Det er især vigtigt i vidensjob, hvor en “hurtig mail” hurtigt kan blive til en halv times mental genstart af et projekt. Hvis du først begynder at arbejde i ferien, er du ikke længere helt væk fra arbejdet - heller ikke selv om du sidder med sand mellem tæerne og forsøger at se afslappet ud.
En enkel aftale kan fx være:
“Jeg tjekker ikke mail i ferien. Hvis der opstår noget kritisk, kan min leder kontakte mig på telefon.”
“Alt vedrørende projektet går til [navn], som vurderer, om noget kræver min involvering.”
Brug autosvar aktivt
Autosvar på din mailboks er en praktisk forventningsafstemning. Skriv tydeligt, hvornår du er tilbage, hvem der kan kontaktes i mellemtiden, og om din mail bliver læst i mellemtiden:
“Jeg holder ferie og læser ikke mail før [dato]. Ved hastende spørgsmål kan [navn] kontaktes på [mail]. Øvrige henvendelser besvares, når jeg er tilbage.”
Det er kort, klart og uden den klassiske “Jeg svarer sporadisk.” Den sætning betyder i praksis ofte: “Jeg holder ferie, men prøver samtidig at skuffe både familien og arbejdspladsen moderat.”
Ferie kræver også kollegial respekt
Hvis du selv kontakter kolleger i deres ferie, er du med til at skabe kulturen. Overvej derfor, om spørgsmålet kan vente, om en anden kan svare, eller om det faktisk er nødvendigt at forstyrre.
Klare aftaler om ferie og tilgængelighed er ikke et tegn på manglende fleksibilitet. Det er et tegn på en arbejdsplads, der tager både ansvar og restitution alvorligt.
Fleksibilitet fungerer bedst, når den går begge veje. Du kan godt være engageret, ansvarlig og professionel uden at være permanent tilgængelig.
God ferie!
