Barselsvikariat - forskningssekretær til Biologisk Institut på Syddansk Universitet

Barselsvikariat søges til sekretærstilling for to forskningsgrupper
Da vores nuværende forskningssekretær går på barsel til april 2025, søger Biologisk Institut på Syddansk Universitet i Odense en barselsvikar (HK-overenskomst, 30 timer om ugen) fra den 17. marts 2025 til udgangen af februar 2026, eventuelt med mulighed for forlængelse.

Biologisk Institut har et inspirerende, dynamisk og internationalt arbejdsmiljø og beskæftiger sig med en bred vifte af spændende faglige områder, og du vil komme til at yde vigtig support til en gruppe travle forskere.

Arbejdsopgaver
Som udgangspunkt vil dine arbejdsopgaver være nedenstående, men der kan sagtens komme andre opgaver til løbende, så du skal være åben for nye opgaver:

• Planlægning af møder og seminarer (lokalebooking, forplejning, referatskrivning samt opfølgning)
• Booking af rejser og hoteller samt support ved rejseafregninger og forsendelse af forskningsudstyr
• Samarbejde med fakultetets projektøkonomer om de eksterne forskningsmidler (oversigter, rejseafregninger, løn, kontrakter m.m.)
• Tovholder på stor international konference (IBAC - International Bioacoustics Congress), som afholdes i Kerteminde den 7.-12. september 2025.
• Opdatering af hjemmesider
• Onboarding af nye ansatte i grupperne
• Løbende ad hoc-opgaver

Vi har fokus på faglighed og fællesskab

• Du har relevant uddannelse og administrativ erfaring (ikke nødvendigvis indenfor alle ovennævnte områder)
• Du er stærk IT-bruger og kan let omstille dig til nye systemer
• Du kan arbejde selvstændigt og være opsøgende/insisterende, når det er nødvendigt
• Du kan have mange bolde i luften og samtidigt bevare det gode humør
• Du er stærk til dansk og engelsk i både tale og skrift. En stor del af dit arbejde vil foregå på engelsk

Sammen er vi stærkest, og vi kan tilbyde

• Grundig sidemandsoplæring og god onboarding
• Selvstændig opgaveløsning og et spændende job, hvor ikke to dage er ens
• En god arbejdsplads med højt til loftet og et godt arbejdsmiljø
• Flekstid
• Som udgangspunkt er der ikke mulighed for faste hjemmearbejdsdage, da forskerne har behov for at kunne gå til dig i løbet af arbejdsdagen.

Du vil blive tilknyttet sekretariatet på Biologisk Institut og vil skulle dele kontor med en anden administrativ medarbejder. Sekretariatet består af 9 personer og er kendetegnet ved et positivt og inkluderende arbejdsmiljø, hvor vi sammen sørger for et højt serviceniveau og hjælper hinanden i pressede situationer

Biologisk Institut har ca. 200 ansatte, hvoraf omtrent halvdelen er internationale fordelt på forskere, teknisk, administrativt personale og ph.d.-studerende. Derudover har instituttet ca. 300 studerende og flere uddannelser.

Instituttet er opdelt i fem forskningsgrupper, værksted, servicegruppe samt sekretariat.
Læs mere om Biologisk Institut her.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte forskningssekretær Stine Baungård på telefon 42742479 eller teamleder på sekretariatet Lone Nørgaard Bruun på telefon 29802623.

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT eller Forbundet Kommunikation og Sprog (AC’s overenskomst for bachelorer i erhvervssprog / international virksomhedskommunikation eller AC-overenskomstens protokollat for korrespondenter).

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og Dansk Metal.

Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.

Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format.

Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb.

Ansøgningsfrist 13. januar 2025.

Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Placering: Odense, Denmark